In questo articolo spieghiamo le regole di redazione e gestione dei documenti contabili, cioè ricevute e fatture, che un qualsiasi ente del terzo settore (ETS, APS, ODV) deve emettere quando incassa delle somme di denaro in relazione alla sua attività.
Infatti, all’incasso di qualsiasi corrispettivo da parte di soci, terzi o enti pubblici, l’ente del terzo settore deve sempre rilasciare un documento, che sarò una fattura o una ricevuta a seconda del tipo di attività per cui si riceve una la somma. Copia di questi documenti dovranno essere conservati dagli amministratori dell’associazione, presso la sede legale.
La tenuta dei documenti contabili, supportata da una contabilità di base (prima nota cassa), sarà di ausilio per la redazione del bilancio annuale.
Le ricevute di un ente del terzo settore
Un ente del terzo settore deve rilasciare una ricevuta non fiscale quando incassa del denaro, nell’ambito dello svolgimento di una o più attività di interesse generale, elencate l’articolo 5 del codice del terzo settore.
In tal senso il codice prevede un’ampia gamma di attività, come servizi sociali ed iniziative in ambito sociale, servizi e attività culturali, attività e servizi sanitari e socio- sanitarie, tutela ambientale e valorizzazione del patrimonio culturale e del paesaggio, tutela dei minori dei soggetti deboli, tutela dei diritti umani, civili e politici, tutela dei lavoratori, attività ricreative e sportive.
Queste attività sono considerate non commerciali quando l’erogazione a favore dei soggetti beneficiari è a titolo gratuito o ad un prezzo che non è superiore ai costi effettivi sostenuti dall’ente per l’erogazione dell’attività stessa (mentre le APS possono anche ottenere un margine positivo).
In tal caso l’ente del terzo settore potrà rilasciare una ricevuta non fiscale, che dovrà riportare i dati e il codice fiscale dell’associazione, la data, il nominativo del soggetto che paga, la somma pagata e la causale (cioè il motivo del pagamento).
Ricordiamo che gli enti del terzo settore dovranno emettere una ricevuta anche per i corrispettivi relativi al pagamento delle quote associative e al ricevimento di donazioni o contributi pubblici.
Le ricevute potranno essere rilasciate in forma cartacea o potranno essere in formato elettronico, ad esempio inviate via mail.
Le fatture di un ente del terzo settore
Sono invece considerate commerciali le attività diverse da quelle indicate dall’articolo 5 del codice del terzo settore e quindi, all’incasso dei corrispettivi, è necessario emettere una fattura.
Queste attività sono considerate strumentali e connesse rispetto a quelle di interesse generale, se sono svolte al solo fine del reperimento delle risorse economiche da utilizzare per il raggiungimento delle finalità istituzionali dell’ente, cioè lo svolgimento delle stesse attività di interesse generale previste dall’articolo 5 del codice del terzo settore.
Inoltre, le entrate derivanti dallo svolgimento delle attività diverse, non devono essere superiori al 30 % delle entrate annuali complessive dell’ente del terzo settore, o in alternativa non devono superare il 66 % dei costi complessivi annuali dell’ente.
Per la gestione di tali risorse sarà necessaria l’apertura di una Partita Iva e la tenuta della relativa contabilità. In tal caso, sarà sempre necessaria l’assistenza di un commercialista o di un consulente fiscale.
Anche per quello che riguarda le spese relative alla gestione ordinaria e straordinaria dell’associazione, i relativi scontrini o fattura d’acquisto dovranno essere conservati presso la sede legale.
Si tenga inoltre conto che, per quanto riguarda la contabilità degli enti del terzo settore, vige il principio per cassa. Quindi le ricevute e le fatture si emettono quando vengono effettivamente incassati i corrispettivi.
