In questo articolo spieghiamo le regole di redazione del verbale di consiglio direttivo e del verbale di assemblea dei soci di una qualsiasi associazione (culturale, sportiva dilettantistica, enti del terzo settore ecc…..) ed in particolare il funzionamento delle riunioni ed il contenuto essenziale di questi documenti.
Regole per le riunioni di consiglio direttivo e di redazione del verbale
Il consiglio direttivo, che è l’organo esecutivo e decisionale dell’associazione, solitamente si riunisce una volta al mese (o secondo quanto previsto dallo statuto associativo). Il consiglio direttivo decide su tutte le materie che non sono riservate dallo statuto all'assemblea dei soci, come ad esempio le attività o le iniziative da organizzare, le spese da approvare, la conferma di collaborazioni con soci ed esterni, la stipula di contratti ecc.....
Le riunioni del Consiglio Direttivo sono presiedute dal Presidente o in sua assenza da un altro componente del Consiglio Direttivo. Le sedute sono valide quando sia presente la maggioranza dei componenti e le deliberazioni sono prese a maggioranza semplice dei presenti. Solitamente, vista l’esiguità numerica delle riunioni, non è ammesso il voto per delega.
Il Consiglio Direttivo si riunisce su convocazione del Presidente o quando ne faccia richiesta almeno metà dei componenti (o 1/3 a seconda di quanto previsto nello statuto).
Le riunioni del consiglio direttivo devono sempre risultare da apposito verbale, in cui vengono annotati i consiglieri presenti, l’ordine del giorno, le votazioni e la descrizione delle deliberazioni adottate.
Il verbale dovrà essere sempre firmato da tutti i consiglieri presenti e non solo dal segretario e dal presidente.
Il verbale dovrà citare il giorno e il luogo della riunione, i nominativi dei partecipanti, la descrizione dell’ordine del giorno (cioè degli argomenti da sottoporre al voto dei consiglieri), l’andamento della discussione, ed infine il risultato delle deliberazioni.
Se previsto dallo statuto associativo, la riunione potrà tenersi anche a distanza tramite mezzi telematici, che comunque permettano il riconoscimento dei partecipati e rendano palesi le votazioni.
Il verbale dovrà essere sempre stampato e firmato. Dovrà inoltre essere conservato presso la sede legale dell’associazione.
Regole per le riunioni di assemblea dei soci e di redazione del verbale
L’assemblea dei soci è l’organo principale di un’associazione. Si riunisce almeno una volta all’anno in via ordinaria per approvare il bilancio annuale e periodicamente per eleggere il consiglio direttivo. In via straordinaria, decide sulle modifiche dello statuto associativo e sullo scioglimento dell’associazione.
L’assemblea viene convocata tramite avviso, inviato con congruo preavviso a tutti i soci. La convocazione dovrà riportare la data, l’ora della prima e della seconda convocazione, il luogo della riunione, oltre all’ordine del giorno, cioè gli argomenti da trattare.
La convocazione dell’assemblea è compito del consiglio direttivo, ma anche un numero determinato di soci potrà chiedere la sua convocazione, per discutere di determinati argomenti. In merito, vale quanto previsto dallo statuto associativo.
L’assemblea ordinaria in seconda convocazione, è regolarmente costituita qualunque sia il numero dei soci presenti. Naturalmente, è sempre consigliabile la presenza di un minimo di soci e non dei soli componenti del consiglio direttivo. Diversamente, l’assemblea straordinaria è costituita con la presenza di una maggioranza qualificata di soci, prevista dallo statuto.
Il verbale dovrà riportare il numero di soci presenti e dichiarare la riunione valida per procedere alle deliberazioni. Dovrà inoltre riportare l’ordine del giorno.
Successivamente, si dovrà dare atto della discussione sugli argomenti da votare e della successiva procedura di messa ai voti sui singoli ordini. Il verbale dovrà riportare i risultati delle votazioni.
Il verbale dovrà essere sottoscritto da tutti i soci presenti tramite apposito foglio firma. Quindi, non è sufficiente la sola firma del presidente dell’associazione e del segretario.
Se previsto dallo statuto, l’assemblea potrà tenersi anche a distanza, in forma telematica. In tal caso è necessario utilizzare un mezzo che permetta la sicura identificazione di tutti i partecipanti all’assemblea, oltre a permettere di verificare il risultato delle votazioni.
I verbali di assemblea dei soci devono essere conservati presso la sede legale dell’associazione.
